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浅谈企业归档文件材料的收集工作
发布部门: 日期:2015-05-06 浏览次数:此处显示稿件总访问量

●孙志海

收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。收集是档案管理工作流程的首个环节和重要开端,收集工作一直以来都是档案管理工作中的一个难点,成为困扰档案管理部门的一个共性问题。没有收集,档案管理其他活动就没有作用对象,做好收集工作当然十分重要。企业档案管理部门在进行档案管理过程中,遇到的一个问题同样是收集工作比较难。如何才能突破收集瓶颈这道难题,使得企业信息资源能够顺利和最大程度的收集归档,笔者谈几点拙见。

    1、企业归档文件材料收集工作基本情况

    企业归档文件材料收集工作是由企业归档部门(单位)负责收集,并向企业档案管理部门移交的过程。绝大多数企业都是采用这种工作方式来收集归档文件材料的。表面上看,企业部门产生的归档文件材料都能够顺利地归入企业档案管理部门,可实际上并非如此,现有的收集方法是通过各部门(单位)网络员来收集,网络员与本部门(单位)内各口子是脱节的,没有实际有效的约束力,难免会出现收集不全面、不准确的情况。前道工序出现问题,必然会影响到后道工序。档案人员在实际利用工作过程中,有时掘地三尺,费尽九牛二虎之力,发现有的文件材料查找不到,出现企业部门应归档的文件材料没有归档的现象,只能是巧妇难为无米之炊。查无果,用不上,显然,这是文件材料收集环节出现了问题。它影响到档案的查准率,给档案利用工作带来不便和困难,造成企业信息的流失和企业资源不必要的损失。

    2、收集工作中存在的问题及原因

    2.1、收集工作体系不够完善。现有的收集工作只有单一的收集渠道和方法,或者仍然沿用传统的收集方法。这种方法没有前置性和渗透性,受控性不强,也就无法与企业各项工作很好地紧密联系和融合起来。其原因有:

    2.1.1、收集工作的思路窄。收集工作如果循规蹈矩,墨守成规,一成不变,不肯突破现有的思维和理念,则收集工作很难有改进和提高。要做好收集工作,就需要进一步拓宽思路。

    2.1.2、收集渠道的局限性。只有单一的一级收集渠道,其下没有进一步深入细致的掌控举措,属于被动型、开放式管理方法。企业的信息资源面广、量大,单靠收集渠道内的某几个人是很难收集齐全的,显然是有局限性。

    2.1.3、信息化程度有待加强。没有或者没能充分利用好信息系统平台,信息化在归档收集工作中没能充分发挥出应有作用。有的企业信息化平台里,各系统内的信息不能流入或直接流入归档模块中,形成短板现象。

    这些问题的出现是由于没有完善的收集工作体系,收集工作的功效得不到正常发挥。

    2.2、收集工作力度不够。在文件的收集过程中,有时会出现只注重正文的收集,而遗漏了正文的附件、附表等内容,出现归档文件不完整的虎头蛇尾现象。只注重文件的收集,而忽视了文件以外具有归档价值材料的收集,例如:调查报告、合同协议、人员花名册、统计报表等材料的收集,出现归档材料收集不全面的现象。这些材料同样是记录和反映企业职能活动的重要组成部分,具有重要的归档价值。如果这些材料由于各种各样的原因未能收集归档,势必会造成信息资源的缺失。只凭经验参照上年度归档范围和归档内容来收集,而忽略了对新增职责内和临时工作所产生的文件材料的收集。在现有的收集模式和方法下,难免会出现文件材料收集不全面、不完整,甚至有所缺失的问题。其原因,一是部门网络员是兼职人员,且流动、更换频繁,造成部门网络员业务不熟;二是部门网络员经常忙于其他事务,有时难以主动了解部门各项工作事项、不能够掌握工作进展程度等情况,单靠这种具有局限性人为因素和个人力量,显然会影响到收集工作的力度。

    2.3、员工的归档意识有待提高。员工的归档意识不强,认为只要把工作做好了就行了,存在没有或者无主动将相关文件材料交给网络员归档的意识。有的员工完成工作后,将相关文件材料存放在个人手里,自行处置,收了、要了才给,不收、不要,就不提供。存在怕麻烦、图方便的想法和做法。其原因有:一是档案法律意识淡薄,对档案的认识和了解不够;二是档案工作的宣传力度不够;三是规章制度的约束力和执行力度不够。

    笔者认为,有必要对企业归档文件材料的收集工作做进一步改进和提高。

    3、收集工作的对策措施

    3.1、拓宽收集工作的新思路。随着企业信息化的普及和水平的不断提高,收集工作也要做相应的调整和改变,以适应信息化发展的需要,紧跟信息化发展的步伐。收集工作由人管转向技管,即原来主要依靠人为因素收集归档文件材料,转变为主要依靠网络信息系统来收集归档文件材料。在技管为主的基础之上,辅以人管,强化收集工作,这是目前收集工作得以改进和提高的努力方向。否则收集工作将会变得越来越难。

    3.2、创新收集工作的新方法。依托网络信息系统,改变现有的档案管理部门到网络员一级开放式收集工作模式,按照企业组织机构设置网络收集架构,覆盖各部门(单位),建立健全企业归档文件材料网络收集体系,转为档案管理部门到网络员再到员工二级收集工作模式,实施闭环管理。各部门(单位)指定一名网络员,专人负责承担本部门(单位)的文件材料收集归档工作。网络员主要通过系统控制,可以全面了解和把握本部门(单位)内的所有归档文件材料的情况,必要时部门(单位)网络员可与内部移交人员办理交接手续作为备案。改变了以往网络员无从掌控应归档文件材料的状况,从而由开放式管理转为闭环管理,由被动型转为主动型。

    3.3、要让企业信息化平台成为收集平台。借助信息系统平台,创新收集工作。信息系统深入、广泛的应用,形成了大量的信息资源,信息系统用户群体越多,对收集工作的要求就越高。应充分利用现代化办公系统和网络系统,使归档部门内所有员工的工作内容都能受控。要让企业档案系统信息化系统中的收集工作植根于企业信息化系统内部,充分吸收养分。凡是上系统的,必须受系统控制,全部集中到部门(单位)总控箱内,实行闭环管理。通过系统运作,实现收集工作的前置,做到企业归档文件材料情况明了,可以省时省力,随时把控。企业档案信息化可以为解决这个难题发挥作用。各系统终端用户,必须完成归档,向各归档部门网络员移交,再由部门网络员向档案管理部门归档。各系统终端用户,如果未完成归档,按规定给予工作考核打分处理,让收集工作的触角渗透到终端用户,直接产生联系,从而形成受控局面。这样做的好处在于,一是收集工作更加深入一步,并有考核配合保证收集工作;二是能够通过系统追溯,把控收集范围和质量,使得企业信息化平台能够真正成为收集工作的主渠道和主力抓手。

    3.4、建立健全相关管理制度。企业要不断完善档案收集制度,要抓好组织建设,明确档案管理负责人、专(兼)职档案员的岗位职责。健全档案收集网络,在各部门设置兼职档案网络员,形成覆盖企业的网络组织体系。明确文件材料的形成、收集、整理等主要环节的管理要求,修订、补充和细化档案收集归档范围,使收集工作成为制度化和常规化工作。在管理文件中,明确收集职责,对按时、准确和完整归档的部门(单位)、个人给予表彰和奖励,对工作不到位的人员,提出整改意见,督促落实整改,对未按规定做到的给予责任追究,与个人的绩效挂钩,提高相关文件的执行力度。并在实际工作中不断完善,确保收集工作顺利开展。

    3.5、加强宣传工作,提高归档意识。通过各种方式加强档案工作宣传力度,提高全员档案意识,促进员工重视文件材料的归档。积极参加档案部门举办的各类宣传活动。一方面,企业档案管理部门要通过电视、报纸、门户网站、陈列室、橱窗、尤其是典型的利用案例等各种途径和各种方式做好宣传工作,大力宣传档案的作用及重要性。另一方面,可对员工采取“企业信息资源教育八小时”学习活动和“我手上有哪些归档文件材料”调查摸底活动。档案工作只有得到全体员工的充分认识,并且积极参与和支持,收集工作才能有扎实可靠的基础。

    3.6、注重业务培训,提高业务技能。文件材料的收集工作直接影响到归档工作,要做好收集工作,必须充分重视并且大力抓好相关人员的业务培训工作。笔者认为,就企业而言,业务培训工作主要在于,一是要关注网络员的岗位动态情况,注重对网络员的业务培训,包括定期和不定期的培训,可以采取集中培训或者现场办公培训方法,也可以根据实际情况进行小范围的或者一对一的培训;二是对档案人员的培训,包括提供参加各类专业培训班和继续教育培训机会,订购档案专业方面的刊物,组织参观学习,采取“请进来、走出去”等办法,促进和提高业务能力和工作技能。

    3.7、建立沟通机制,实行自主管理。企业各部门应与档案管理部门建立起沟通机制,各部门应将年初工作计划、年内计划调整情况、年终计划实际完成情况和工作总结等抄送档案管理部门,掌握归档类目,比对、评估、反馈收集情况。档案管理部门应在实施过程中,充分发挥企业自身灵活优势,可与部门(单位)采取跨部门团队合作方式,组成攻关小组,专门负责对收集工作进行自主管理。要对各部门(单位)文件材料收集情况进行监管、督促和检查,发现问题时,应及时反馈,通过沟通和有效协同加以整改和落实,增强归档部门(单位)归档意识和管理力度,提高文件材料收集水平,促进收集工作的良性循环。

    总之,企业归档文件材料收集工作是企业档案管理的一项重要基础工作,只有重视和做好收集工作,才能为企业管理好和利用好档案资源。应根据企业实际情况,走信息化发展道路,建立收集网络组织架构,借助信息化道路,改进和提高收集工作模式和方法,多管齐下加强收集工作的力度,逐渐形成和完善文件材料的收集体系,最大限度地将应归档文件材料收集归档。

                                                                                                        (作者单位:上海梅山钢铁股份有限公司档案馆)

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